Des sources de retour sur investissement dans chaque organisation

Quel que soit le secteur d’activité, l’édition interactive de documents est au cœur des processus métier.

Les grandes entreprises et organisations publiques éditent une grande partie de leurs documents en masse ou en transactionnel depuis des applications métier, mais ces deux modes d’édition ne répondent malheureusement pas à tous les besoins : de nombreux documents requièrent en effet une action de personnalisation par les utilisateurs avant émission ou impression, que l’utilisateur soit un collaborateur ou un partenaire.

Dans de nombreuses organisations, ces éditions interactives de documents sont conçues directement par des outils bureautiques. Et il est évident que ces outils n’offrent pas le même niveau fonctionnel et la même qualité que l’éditique traditionnelle : absence de contrôle de la charte graphique, pas de contrôle du contenu, pas de mutualisation des contenus rédactionnels entre les modèles, collaboration difficile entre utilisateurs et bien-sûr industrialisation complexe de ces flux de documents.

L’éditique interactive a pour vocation de pallier ces manques, en offrant les mêmes avantages que l’éditique traditionnelle et une souplesse contrôlée de la personnalisation.

Un peu d'histoire

Des outils d'édition interactives existaient déjà il y a une dizaine d’années, mais paradoxalement, leur utilisation ne s’est pas généralisée : souvent basées sur Word, elles étaient complexes à mettre en œuvre et à déployer, et la modélisation des documents était longue et coûteuse.

KSL a souhaité dès fin 2007, proposer à ses clients une nouvelle génération d’outil, s’appuyant sur les technologies largement utilisées par ses clients (J2EE, Web Services, XML…) et permettant de limiter les charges de mise en œuvre des solutions. Ksl Interactive Document (KID) était né. De nombreuses grandes organisations ont depuis adopté cette nouvelle solution.

Mise en œuvre d'une solution interactive

Pour réaliser ces nouveaux documents, l'équipe informatique crée un modèle qui contient les règles de calcul et d’affichage des données métier du document, les zones de contenu, personnalisables ou pas, et les actions associées au document. Le contenu rédactionnel des modèles est, quant à lui, saisi et maintenu directement par les services fonctionnels de l’organisation (juridiques, maîtrise d’ouvrage, traducteurs, service communication…), via l’interface web de Ksl WebOffice. C’est véritablement cette interface qui apporte de vrais bénéfices et qui permet de réduire les coûts de mise en œuvre. Un responsable juridique peut, par exemple, modifier une clause partagée par plusieurs modèles, voire la dériver ; c’est à dire créer une nouvelle clause à partir d’une clause existante.

La conception des modèles s’oriente vers une gestion évoluée des contenus rédactionnels, pour permettre à des fonctionnels de maintenir les modèles de manière collaborative ; et chaque processus de personnalisation interagit avec le référentiel métier de la solution dans lequel tous les paragraphes, clauses ou parties de documents, sont rangés.

Les actions de diffusion et le workflow de validation sont directement associés au modèle du document et donc modélisés en amont avec KSL Suite. L’utilisateur a ainsi la possibilité de personnaliser son document, dans le respect des chartes graphiques et des normes documentaires de l’entreprise (bloc-adresse normé, logo, pagination sécurisée…).

En terme d'intégration, l’application d’édition interactive est soit appelée par une application métier, soit proposée sous la forme d'une liste de modèles dans un intranet ; elle se présente sous la forme d'une interface web dans laquelle l’utilisateur visualise, personnalise et valide le document. Le document finalisé est affichable sur le poste de travail pour une impression locale ou routé vers un centre de production. Le format des flux documentaires générés est le même que celui des éditions batch et transactionnelles.

Du côté informatique, les coûts de mise en œuvre sont faibles : la mise au point d’un modèle de document interactif est très rapide et une grande partie de la maintenance des modèles est assurée par des fonctionnels. Dans ce contexte, le référentiel objets est primordial ; il contrôle l'ensemble des actions et modifications, pour une maintenabilité parfaite des modèles de documents et de leurs composants.