Gestion des prospectus OPCVM : un problème ?

Basée sur KSL Suite, la solution Ksl Asset Management Editing (Ksl AMe) s'adresse aux sociétés de gestion d’OPCVM françaises (et européennes) qui implémentent la règlementation relative aux prospectus OPCVM (en France, réglementation publiée le 25 janvier 2005 par l’AMF). Elle concerne de ce fait les sociétés de gestion de fonds généralistes, spécialisées, indépendantes ou encore de filiales d’établissements financiers.

Cette solution permet de gérer et publier régulièrement les documents que sont les prospectus OPCVM, dans le respect de la norme imposée par l’AMF, en optimisant les ressources employées pour le faire et en faisant collaborer des équipes métiers avec les équipes informatiques.

Cette gestion inclut la modélisation des documents, la prise en charge d'un processus de validation, la mise à jour du fond documentaire de prospectus et la diffusion automatisée vers les partenaires et vers l'AMF, et si besoin la diffusion automatique vers un partenaire imprimeur ou encore vers un site web.

Cette solution répond :

• Aux besoins liés aux évolutions des normes financières et juridiques
• Au besoin croissant d’indépendance des équipes métiers sur la gestion de leurs produits
• Au besoin des équipes métiers de se recentrer sur leur métier
• Au besoin d’efficacité dans la collaboration et les transactions autour du document

Confier les automatismes d’assemblage et de production du prospectus aux études informatiques

L’accès aux données et les règles qui régissent les différents composants du prospectus complet, sont mis en place « une fois pour toute », au sein d’une trame normalisée. Cette trame permet d'organiser le modèle du document final par sous-document (prospectus simplifié, partie B, note détaillée ou règlement) et chaque sous-document peut être divisé par chapitre ou bloc de textes cohérents.

Après la mise au point de la trame, le rôle des études informatiques se limite à effectuer la maintenance de cette trame en cas d’évolution de la norme ou du système d'information.

Une fois le document modélisé, des scénarii de production doivent être créés. Chaque scénario est utilisé pour lancer un ensemble de tâches qui s'enchaînent pour réaliser une action complexe.

Les tâches peuvent être liées à une production ou un envoi en masse ou à une interaction avec un utilisateur : 

• Composition d'un lot de documents
• Retour du document sur le poste utilisateur pour visualisation
• Impression locale ou centralisée des prospectus
• Envoi du document par email à un tiers en PDF ou RTF
• Archivage des prospectus en PDF
• Publication sur site web en HTML
• Envoi automatisé à l'AMF des prospectus
• Etc.

Confier aux équipes métiers concernées la maîtrise des contenus, de la validation et de la mise en production documentaire

Les services juridiques, commerciaux, marketing... collaborent de manière cohérente pour mettre à jour les documents :

• L’accès à un référentiel de textes, géré par habilitation et structuré selon votre organisation de travail. Son enrichissement et ses mises à jour, par produit OPCVM, via un éditeur de texte intuitif disponible sur une page Web.
• La gestion des traductions en interne ou en externe via un portail web dédié et sécurisé.
• En un seul clic, la génération automatisée à la demande des prospectus, conformes à la norme et à jour des dernières données métier.
• La génération à l’unité, par lot ou tous les prospectus.
• La participation collégiale au circuit de validation du document, dans un espace personnalisé et assisté.

Ksl AMe, un environnement structurant adapté au travail collaboratif

A chaque métier et à chaque processus son espace de travail dédié :

• Pour les études informatiques : concevoir la trame normalisée du prospectus et les scénarios de production, grâce à un atelier complet pour gérer l’accès aux données, l’assemblage dynamique des composants et l’activation des règles métiers et une interface web pour enchaîner et contrôler les différentes actions de composition et de diffusion des documents.
• Pour le service juridique : enrichir et gérer la base de textes, produire et valider les prospectus, grâce à un « Référentiel de Texte », plan de classement structuré, dont l'accès est contrôlé par des habilitations selon le profil utilisateur, et grâce à un éditeur de texte intuitif permettant l’insertion de données externes.
• Pour les différentes équipes métiers ou directions impliquées dans la validation du prospectus OPCVM : une interface web donnant accès à une « Bibliothèque de document »; chaque groupe d’utilisateur dispose d’un espace de stockage personnalisé; les prospectus déposés dans ces espaces sont soumis au cycle de validation et se déplacent d’espace en espace selon l’action du dernier collaborateur et l’état même du document.